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Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die GFOS mbH, Am Lichtbogen 9, 45141 Essen, Telefon: +49 201 613000, E-Mail: info@gfos.com.

2. Datenschutzbeauftragter
Der Datenschutzbeauftragte der GFOS mbH ist erreichbar unter: datenschutz@gfos.com.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Dies umfasst insbesondere die Prüfung der fachlichen und persönlichen Eignung, die Kommunikation im Bewerbungsprozess, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Zuordnung zu offenen Stellen sowie die Dokumentation des Auswahlverfahrens.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligungen.

4. Kategorien verarbeiteter Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
  • Stammdaten
  • Kontaktdaten
  • Bewerbungsunterlagen
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse
  • Qualifikationen
  • Kommunikationsdaten
  • Interviewnotizen
  • freiwillige Angaben

5. Nutzung von Personio
Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzt die GFOS mbH die Recruiting- und Bewerbermanagementplattform Personio. Die Bewerbungsdaten werden über die Karriereplattform https://gfos.jobs.personio.com verarbeitet.
Personio verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der GFOS mbH auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Empfänger der Daten
Innerhalb der GFOS mbH erhalten ausschließlich diejenigen Stellen Zugriff auf Bewerberdaten, die am Bewerbungsverfahren beteiligt sind. Darüber hinaus können eingesetzte technische Dienstleister Zugriff erhalten, soweit dies zur Bereitstellung der Systeme erforderlich ist.

7. Speicherdauer
Bewerberdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Soweit keine Einstellung erfolgt, werden die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gelöscht (6 Monate).
Bei Aufnahme in einen Talentpool erfolgt eine längere Speicherung nur auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung. Bei Aufnahme in den Talentpool erfolgt die dortige Speicherung zunächst für bis zu 365 Tage.

8. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Ohne diese Daten kann eine Berücksichtigung im Bewerbungsprozess nicht erfolgen.

9. Rechte der betroffenen Personen
Bewerberinnen und Bewerbern stehen insbesondere folgende Rechte zu:
  • Auskunft
  • Berichtigung
  • Löschung
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Datenübertragbarkeit
  • Widerspruch
  • Widerruf erteilter Einwilligungen
  • Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

10. Datensicherheit
Die GFOS mbH sowie eingesetzte technische Dienstleister setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.